Eficiência e Engajamento no Conselho de Administração

Christian Bercht, Sócio da MZ"

Portais de governança são plataformas voltadas para o colegiado, onde documentos confidenciais de conselhos e comitês são armazenados e circulam entre seus membros de forma segura. Esses portais de governança devem propiciar maior eficiência nas atividades dos conselheiros, de diretores e membros de comitês. Entretanto, a maioria deles falha em uma característica fundamental: engajamento.

Como conseguir que conselheiros utilizem o portal de governança e esses passem a preferir a praticidade e segurança dessa plataforma em lugar dos "board books" da idade da pedra? Para engajar os conselheiros, diretores e integrantes de comitês de assessoramento, um bom portal precisa evitar os erros abaixo.

Erro #1: o portal de governança resolve o ego da equipe de TI, mas não a dor do conselheiro.

É normal empresas desejarem desenvolver plataformas próprias para satisfação do ego de equipes de TI (e mantê-las ocupadas), sob o pretexto de que a informação só está/fica confidencial se for arquivada em um sistema próprio e nos servidores físicos dentro da companhia. Isso é compreensível e mais frequente do muitos podem imaginar. Uma equipe de TI que não entende de governança e nem da dor dos conselheiros, desenvolve algo com tamanha complexidade e dificuldade de utilização (normalmente uma HP 12C, em vez de uma calculadora de quatro operações) que simplesmente não engaja. Isso sem mencionar os custos estratosféricos de tal iniciativa.

Os conselheiros, acreditem, estão acostumados com o pré-histórico "board book". É onde eles fazem suas anotações com canetas de cores diferentes, carregam consigo para as reuniões e depois têm que arquivar na casa deles por cinco anos, para o caso de eventuais questionamentos legais. Carregar e arquivar os books em casa ... causa dor. Achar um book onde determinado assunto foi apresentado e discutido ... também causa dor. Enviar um e-mail com um arquivo confidencial anexo para uma pessoa por engano .... causa muita dor.

Assim, a regra #1 para engajamento é que o portal de governança seja simples, lógico, fácil de mexer, e rode bem em iPad (permitindo a conselheiros fazer anotações com canetas de cores diferentes, exatamente como nos books em papel) e também rode em smartphones.

Erro #2: o conselheiro acessa o portal uma vez por mês ou, no máximo, uma vez por semana.

A segunda maior causa de falha de engajamento não está no portal de governança propriamente dito, e sim na equipe que secretaria os conselheiros e na frequência de compartilhamento de informações relevantes. Isso quer dizer que, se a empresa só utiliza o portal uma única vez por mês, quando se aproxima a reunião de conselho, ela não conseguirá desenvolver nos seus usuários um novo hábito.

Assim, a regra #2 para um bom portal reside na frequência com que informações relevantes são compartilhadas com os conselheiros, de forma a que esses acessem o portal e interajam com os diretores no sentido de desenvolverem, rotineiramente, sua principal atribuição: "supervisionar e apoiar os diretores na gestão dos negócios".

Relatórios operacionais dos negócios, informações sobre mercado e atividades da concorrência, pesquisas de opinião dos stakeholders (funcionários, clientes, jornalistas, analistas, investidores, etc.), indicadores de desempenho (criação de valor e gestão de reputação), etc., precisam ser continuamente alimentados no portal de governança para que se crie o hábito saudável de conselheiros acessando a plataforma algumas vezes por semana. Sem frequência, não haverá engajamento.

Erro #3: o portal de governança fica estagnado no tempo em vez de antecipar e resolver dores que o conselheiro ainda não sabe que tem.

Tecnologia fica ultrapassada e obsoleta com uma velocidade inacreditável. Essa evidência apenas reforça a razão de falha nos portais quando são desenvolvidos internamente por companhias não tecnológicas e não especialistas no assunto governança.

A regra #3 é selecionar uma plataforma que esteja continuamente em evolução e incorporando características desejadas (não necessariamente já demandadas pelos conselheiros). Por exemplo, uma boa plataforma de governança precisa:

  • assegurar que o conselheiro sempre esteja lendo a versão mais atualizada de um determinado documento e que tais documentos transitem com total confidencialidade;
  • possibilitar acesso a quaisquer políticas e regulamentos internos da companhia, organogramas, pastas de trabalho, etc.;
  • garantir acesso a documentos em condições de conectividade a internet e em ambientes sem acesso (off-line);
  • permitir participação remota em reuniões e assinatura/votação com chave digital;
  • possibilitar discussão de temas e colaboração entre os conselheiros, com painéis temáticos e teleconferências confidenciais com públicos restritos;
  • assegurar mitigação de riscos para os bens pessoais dos conselheiros e, mais importante, compliance total com as políticas corporativas, incluindo regulamentações anticorrupção.

Erro #4: escolher um portal que não é o "standard" de mercado e depois de alguns meses reconhecer o equívoco e obrigar o conselheiro a trocar de plataforma.

Normalmente, conselheiros não são exclusivos de uma única companhia. Bons conselheiros tendem a sentar em três ou mais cadeiras em companhias diferentes. Vale consultar se seus conselheiros já trabalham com alguma plataforma no conselho de outra empresa.

A última regra (#4) é não impingir ao seu conselheiro ter que aprender outra plataforma se ele já está acostumado, confortável e engajado na utilização de algo que ele já aprendeu em outra companhia. Pense nisso e reflita duas vezes se for querer selecionar algo que não seja a plataforma líder de mercado no Brasil.


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